ちょっと緊張する電話の応対

電話をする前のひと手間を大切に

大事なお客様とのやりとりをしなければならない会社の電話というのは、何度経験しても緊張してしまうものです。とくにコミュニケーションをとるのが苦手だという人にとって、相手の顔が見えず、素早く言葉を返さなければならない電話は少々パニックに陥り、結局なにをやりとりしたのかわからず、何度も聞き返してしまう人もいるでしょう。そんなときは、ある程度、相手のいうことを予測した会話の流れを書いたメモを準備しておくことをおススメします。面倒に思われるかもしれませんが、電話をかけたとたんに頭が真っ白になってしまってなにを伝えたかったのか思い出せない場合や、おかしな敬語を口走ってしまうといったことをふせぐことができる、一番古典的で手っ取り早い方法です。

電話がきたときの決まり文句

電話がかかってきたときにちゃんと対応できるかどうか、と悩む人は多いと思います。まずは誰からかかってきたのか、なにを話したのか、この場で処理できる内容なのか、誰かに伝えなかればいけないのか、など電話の中で対応しなければならないことや絶対に覚えておかなければならないことはじつはたくさんあります。そんなときは電話でよく使うフレーズはいつでも口からでてくるように準備しておくと、相手の言葉に耳を傾ける余裕が生まれ、聞き逃すといったミスを防ぐことができるようになります。また、相手に聞き返すときには、単に聞き返すのではなく、「内容を確認させていただきたのですが」など聞き忘れた内容を確認するということに置き換えると相手の方に悪い印象は与えません。言葉がまだすっとでてこないという方は、電話の前にあらゆるフレーズを書いて貼っておきましょう。